La comptabilité
Depuis le 1er janvier 2007 les comptes des syndicats de copropriétés doivent être tenus selon la règle dite "d'engagement" et respecter les formes de présentation destinées à informer les copropriétaires de la situation financière précise de leur copropriété.
Tenue de la comptabilité
Une comptabilité d'engagement
Les charges et produits sont enregistrés dès leur engagement au sens juridique, indépendamment de leur règlement.
Les charges et produits doivent respecter la notion d'indépendance des exercices et être matérialisés par un document précis (facture, bon de livraison) qui les authentifie.
Une comptabilité respectueuse de la nomenclature
Les charges et produits sont enregistrés selon les règles comptables consignées dans un "plan comptable" adapté aux copropriétés et destiné à uniformiser les informations.
L'enregistrement comptable des charges et des produits doit distinguer les opérations courantes qui font l'objet d'un budget prévisionnel, les charges et produits pour travaux qui font l'objet d'un vote spécifique en assemblée générale et les opérations exceptionnelles.
Les charges et produits enregistrés dans les comptes ne doivent concernés que les charges et produits concernant le syndicat des copropriétaires étant précisé que les charges et produits concernant spécialement tel ou tel copropriétaire doivent lui être imputés directement.
Des règles comptables immuables
Les règles comptables ne doivent pas être modifiées ni en cours d'exercice ni d'un exercice à l'autre. Elles respectent les directives fournies par décret.
Les opérations sont enregistrées taxes comprises dans les comptes dont l'intitulé correspond à leur nature.
Les enregistrements comptables sont effectues avec un libellés qui permet l'identification de la pièce justificative : date, numéro de facture, date de paiement, période de charges, adresse de la copropriété.
En fin d'exercice, à la date de clôture, une procédure est mise en oeuvre, après l'approbation des comptes par l'assemblée générale, pour figer la chronologie et garantir l'intangibilité des enregistrements comptables.
La date de clôture des comptes est fixée par l'assemblée générale.
La durée de l'exercice doit être de 12 mois.
Un délai minimum de 5 années doit être respecté entre deux changement de date d'arrêté des comptes.
Présentation des comptes
Présentation des comptes
Les registres comptables
Les documents peuvent être tenus sur support informatique, à condition que les moyens utilisés garantissent la probité indispensable.
Le livre journal dans lequel sont enregistrées chronologiquement les opérations concernant la situation financière du syndicat,
Le grand livre des comptes recensant l'ensemble des comptes utilisés opération par opération,
La balance générale des comptes éditée selon la nomenclature des comptes prévu par l'arrêté,
La balance générale des comptes éditée selon les clés de répartition des charges prévues par le règlement de copropriété,
Les éventuels journaux auxiliaires nécessaires à l'enregistrement des opérations.
Présentation des comptes aux copropriétaires
Les comptes arrêtés à la clôture de l'exercice doivent être présentés pour approbation par les copropriétaires sous forme de tableaux conformes aux modèles type fixés par décret.
Les comptes doivent être présentés aux copropriétaires avec le budget correspondant et le rappel des comptes de l'exercice précédent pour comparaison.
Les documents de synthèse destinés à la présentation des comptes aux copropriétaires sont les suivants :
- L"état financier qui détaille les créances et les dettes :
il comporte la situation de trésorerie et indique le montant des emprunts restant dus,
- Le compte de gestion général qui détaille les charges et produits de l'exercice :
il comprend le compte de gestion des opérations courantes et le compte de gestion des travaux hors budget et opérations exceptionnelles.
Les charges sont présentées par nature et par grille de répartition.
Les deux présentations doivent être identiques dans leur valeur totale.
-L'état des travaux hors budget prévisionnel et opérations exceptionnelles, votés, non encore clôturés avec les mentions de "réalisé" et le "prévisionnel" de chaque opération.
Archivage
Le syndic conserve pendant 10 ans les pièces justificatives de chaque écriture comptable.
En cas de changement de syndic les documents comptables sont remis au successeur.
A charge pour le syndic sortant de faire des copie pour justifier, éventuellement, les opérations comptables qui lui incombaient.
Indépendance des comptabilités
Une obligation bafouée par les syndics
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