Les finances
Les finances de la copropriété sont essentiellement issues des charges payées par les copropriétaires réparties entre eux selon des grilles de répartition inscrites au Règlement de copropriété et acceptées lors de l'assemblée générale.
Le bon équilibre des finances dépend donc directement du respect des conditions de paiement des appels de fonds effectués par le syndic;
Trésorerie courante
La loi interdit tout découvert bancaire.
Ce qui implique une gestion de trésorerie rigoureuse quant à la perception des charges appelées afin de respecter les délais de paiement des factures aux fournisseurs divers.
Les appels de charges prévisionnelles
Ils sont effectués trimestriellement par le syndic.
Ils sont exigibles le 1er jour de chaque trimestre.
Ils correspondent au budget prévisionnel accepté par l'assemblée générale.
Ils contiennent les dépenses de travaux hors budget tels que définis en montant et en échelonnement lors de l'assemblée générale.
Ils sont payables entre les mains du syndic par règlement libellé à l'ordre du syndicat des copropriétaires.
Le recouvrement des charges est du ressort du mandat de syndic.
L'ajustement avec les dépenses réelles de l'année
Le syndic tient la comptabilité du syndicat des copropriétaires et les présente pour acceptation lors de l'assemblée générale qui suit la date d'arrêtée des comptes.
Lorsque l'assemblée générale a approuvé les comptes le syndic adresse aux copropriétaires un appel de fonds rectificatif pour l'année écoulée.
Cet appel de fonds est exigible dès réception lorsque les appels prévisionnels ont été insuffisants;
Cet appel de fonds, lorsque les appels prévisionnels ont été excédentaires, est porté en déduction du premier appel de fonds trimestriel à venir.
Le paiement des dépenses
Le syndic est en charge du paiement des dépenses engagées au nom du syndicat des copropriétaires à savoir :
- le paiement des contrats de toutes sortes à bonne échéance,
- le paiement des fournisseurs aux dates convenues,
- le paiement des salaires et charges le cas échéant,
- le paiement des impôts et taxes dans les délais.
----------
Pour ce faire :
- il est indispensable que le syndic dispose d'une trésorerie adaptée :
-Il est nécessaire d'étaler le plus possible les échéances en fonction des charges à recevoir (trimestres),
- il est possible de pouvoir avoir recours, de la part des copropriétaires, à une avance de trésorerie.
Avance de trésorerie
L'avance de trésorerie permet de compenser le manque financier dû notamment au paiement de grosses dépenses en début d'année (assurance et contrat de maintenance).
Cette possibilité d'appeler une avance de trésorerie doit être stipulée dans le règlement de copropriété ou faire l'objet d'un vote en assemblée générale.
Le versement par copropriétaire est calculé en fonction des tantièmes de la grille de répartition des charges générales.
L'avance de trésorerie est remboursable au copropriétaire lors de la vente de son lot.
Prévue dans le règlement de copropriété
Le règlement de copropriété peut prévoir le versement d'une avance de trésorerie.
Le versement exigé à l'ensemble des copropriétaires est au maximum de 1/6ème du montant du budget prévisionnel (soit l'équivalent de 2 mois de budget)
La décision de verser une avance de trésorerie se vote en assemblée générale à la majorité 24 de la loi du 10 juillet 1965.
Non prévue dans le règlement de copropriété
Si le règlement de copropriété ne prévoit pas le versement d'une avance de trésorerie les copropriétaires peuvent instaurer cette avance par :
- une décision votée en assemblée générale à la majorité 26 de la loi du 10 juillet 1965,
- la modification du règlement de copropriété.
Gestion de l'avance de trésorerie
L'avance de trésorerie est destinée à :
- compenser les écarts entre la perception des charges et les obligations contractuelles de paiements aux fournisseurs,
- être réajustée périodiquement par une nouvelle décision d'assemblée générale,
--------------
L'avance de trésorerie ne doit pas servir à :
- compenser les retards de paiement des copropriétaires,
- assurer le paiement des travaux décidés hors budgets,
- financer les travaux prévus par le "fonds de travaux".
Le fonds de travaux
Les copropriétés doivent mettre en place un fonds de travaux pour anticiper les dépenses de travaux à venir, sauf exceptions.
Ce fonds de travaux est alimenté par des versements annuels obligatoires de chaque copropriétaire.
Le syndic doit ouvrir un compte spécifique pour y verser les sommes reçues.
Copropriétés concernées
Ne sont pas concernées par l'obligation de constituer un fonds de travaux :
- les copropriétés de moins de 10 lots et dont les copropriétaires décident en assemblée générale à l'unanimité de ne pas constituer le fonds de travaux,
- lorsque le diagnostique technique général ne fait mention d'aucun besoin de travaux pour les 10 années à venir
Travaux concernés
- Les travaux obligatoires fixés par la loi du 10 juillet 1965,
- Les travaux hors budget prévisionnel décidés par l'assemblée générale
Gestion du fonds de travaux
- Le fonds de travaux doit au minimum représenter 5% du budget prévisionnel annuel,
- Il est réparti entre les copropriétaires sur la base des tantièmes définis par le règlement de copropriété,
- Les sommes reçues doivent être déposées sur un compte spécifique différent du compte courant du syndicat,
- Les sommes versées ne sont pas récupérables par le copropriétaire lors de la vente de son lot,
- L'utilisation des sommes versées est votée en assemblée générale à la majorité de tous les copropriétaires,
- Lorsque les travaux concernent une "partie commune spéciale" seuls les copropriétaires concernés par ces parties communes cotisent et votent sur l'utilisation du fonds.
L'emprunt
Le syndicat des copropriétaires peut souscrire un emprunt bancaire pour financer certains travaux au sein de la copropriété.
Ce prêt peut être souscrit pour l'ensemble des copropriétaires ou pour les seuls copropriétaires qui décident d'y participer.
La décision d'emprunter est prise en assemblée générale.
Financements concernés
L'emprunt au nom du syndicat des copropriétaires peut concerner :
- des travaux votés en assemblée générale sur les parties communes,
- des travaux d'intérêt collectif sur les parties privatives,
- l'acquisition de biens,
le préfinancement des subventions publiques sur les travaux qui portent sur les parties communes ou privatives s'ils sont d'intérêt collectif;
Règles de formes
Les conditions générales et particulières du contrat de prêt doivent être jointes à l'ordre du jour de l'assemblée générale au cours de laquelle le recours à l'emprunt doit être voté
La décision de souscrire l'emprunt doit faire l'objet d'un vote à l'unanimité des copropriétaires sauf si :
1 - le prêt sert à pré-financer les subventions publiques,
2 - la souscription est faite au bénéfice des seuls copropriétaires qui décident de participer à l'emprunt.
Pour ces deux exceptions l'emprunt est voté à la même majorité nécessaire au vote des travaux.
----------
Les copropriétaires qui participent à la souscription doivent notifier au syndic leur décision par tous moyens à leur convenance en précisant le montant qu'ils souhaitent dans la limite de leur quote part des dépenses;
Cette notification doit être faite dans les 2 mois à partir
- de la notification du procès-verbal d'assemblée générale pour les copropriétaires opposants ou défaillants,
- de la tenue de l'assemblée générale pour les autres copropriétaires,
Le syndicat des copropriétaires doit être garanti par une caution solidaire pour prévenir les impayés de remboursement du prêt des copropriétaires.
----------
Le contrat de prêt doit être en tout point conforme aux conditions générales et particulières qui on été jointes à l'ordre du jour de l'assemblée générale.
La signature du prêt doit être effectuée par le syndic agissant au nom du syndicat des copropriétaires.
La signature du contrat s'effectue après le délai de 2 mois à partir de la notification de la décision d'assemblée générale concernant le recours à l'emprunt.
Remboursement et contentieux
Seuls les copropriétaires bénéficiant du prêt sont tenus de participer au remboursement avec intérêts et honoraires dans la limite de leur quote part des dépenses.
----------
En cas d'impayé du remboursement du prêt le syndic doit adresser une mise en demeure au copropriétaire défaillant.
En cas d'échec de cette mise en demeure et à l'expiration d'un délais de 30 jours, le syndic peut appeler la caution à rembourser les impayés du copropriétaire.
La caution peut ensuite se retourner contre le copropriétaire défaillant pour obtenir le remboursement du paiement