L'assemblée générale

Une assemblée générale des copropriétaires doit, obligatoirement, avoir lieu au moins 1 fois par an.

Chaque copropriétaire est convoqué individuellement par le syndic de copropriété ou par toute personne pouvant, à cet effet, s'y substituer.

Un ordre du jour précis, comprenant l'ensemble des questions soumises au vote des copropriétaires, doit être fixé préalablement à la tenue de l'assemblée générale;

Organisation de l'assemblée générale

Périodicité

L'assemblée générale doit être réunie :

au moins une fois par an,
dans les 6 mois qui suivent le dernier jour de l'exercice comptable
autant de fois qu'il est nécessaire.

Initiative

L'assemblée générale peut être à l'initiative des personnes suivantes :

Le syndic de copropriété,
Le conseil syndical,

qui adresse une mise en demeure au syndic par courrier recommandé avec avis de réception

d'un ou plusieurs copropriétaires

représentant au moins le 1/4 des voix, calculé en tantièmes, de l'ensemble des copropriétaires

avec mise en demeure adressée au syndic par courrier recommandé avec avis de réception.

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Si le syndic n'a pas convoqué l'assemblée générale dans les 8 jours suivant la mise en demeure le conseil syndical peut la convoquer à sa place.

En cas de défaillance du conseil syndical, tout copropriétaire peut demander la convocation de l'assemblée générale devant le tribunal.

Contenu de la convocation

La convocation à l'assemblée générale doit être écrite et comporter les informations suivantes :

Le lieu de la réunion,
La date et l'heure de la réunion,
L'ordre du jour comportant les questions précises soumises à délibération,

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Les documents comptables et financiers pour l'approbation des comptes,
Le projet de budget prévisionnel, lorsqu'il doit être voté, avec le comparatif du dernier budget,
Les projets de contrat pour voter des travaux avec leur mode d'appels de fonds,
Les projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges,
Le projet de convention mentionné à l'article 39 du décret du 17 mars 1967
Le projet de contrat de syndic lorsque celui-ci est appelé à désigner le représentant légal du syndicat,
L'état financier,
Le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé,
Le compte de gestion des opérations courantes et budget prévisionnel,
Le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles,
L'état détaillé des sommes perçues par le syndic pour sa rémunération,
L'avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire,
Le compte rendu de sa mission par le conseil syndical
L'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l'approbation des comptes,

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Les conditions de consultation, avant la tenue de l'assemblée générale, des justificatifs de charges de copropriété,
Le lieu, les jours et les heures de consultation par les copropriétaires des justificatifs des charges de copropriété

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Le projet de résolution autorisant le syndic à ester en justice,
Les conclusions du rapport de l'administrateur provisoire,
Les conclusions du rapport du mandataire ad hoc,
Les projets de résolution concernant la saisie immobilière d'un lot,
Les projets de conventions et l'avis du conseil syndical tels que mentionnés à l'article 41-6 alinéa 3 de la loi du 10 juillet 1965
L'état actualisé des lots délaissés,
Le compte rendu de la dernière réunion du conseil des résidents.

Selon la nature des questions inscrites à l'ordre du jour certains documents doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation, afin de leur permettre d'appréhender pleinement le sujet soumis au vote.

Forme de la convocation

Le syndic doit informer, par voie d'affichage, les copropriétaires de la date de la prochaine assemblée générale et leur rappeler la possibilité qu'ils ont de demander l'inscription de questions à l'ordre du jour;

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L'affichage doit être effectué dans un délais raisonnable pour permettre aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l'ordre du jour.

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La convocation à l'assemblée générale doit être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de réunion;

Elle peut être remise en main propre contre récépissé ou émargement;

Elle est généralement adressée par lettre recommandée avec avis de réception pour éviter toute contestation sur la date de remise de la convocation;

Fixation de l'ordre du jour

L'ordre du jour est fixé préalablement à la tenue de l'assemblée générale.

Il comporte l'ensemble des questions qui seront soumises aux votes des copropriétaires.

Un sujet non inscrit peut être débattu mais ne peut pas être soumis à un vote.

Le syndic rédige et assure la tenue de l'ordre du jour.

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Le conseil syndical ou tout copropriétaire peut demander, dans les conditions fixées et rappelées par affichage, de faire figurer une ou plusieurs questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

La demande est effectuée au syndic par courrier recommandé avec avis de réception.

Déroulement de l'assemblée générale

Lieu de l'assemblée générale

Généralement l'assemblée générale se tient dans la commune où se trouve l'immeuble.

Sauf si le règlement de copropriété prévoit un autre lieu, l'assemblée générale peut se tenir , par exemple :

au sein de la copropriété,
dans les locaux du syndic s'il est sur la commune,
dans tout autre lieu situé dans une zone géographique prévue.

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En l'absence de précision apportée par le règlement de copropriété, les copropriétaires peuvent décider à la majorité simple du lieu où se tiendra la prochaine assemblée générale.

Participation à l'assemblée générale

Visioconférence ou audioconférence

Les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par :

présence physique
visioconférence (réunion avec vidéo)
audioconférence (réunion téléphonique)
tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.

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Les possibilités 2,3 et 4 ainsi que les garanties mises en place pour s'assurer de l'identité de chaque copropriétaire doivent être décidées en assemblée générale.

Cette décision doit être prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l'initiative du syndic ou du conseil syndical.

Les frais occasionnés sont à la charge du syndicat des copropriétaires.

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Les moyens de communication doivent :

transmettre la voix des copropriétaires,
permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

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Le copropriétaire qui souhaite participer aux possibilités 2,3 ou 4 doit en informer le syndic, par tout moyen, 3 jours francs au plus tard avant la tenue de l'assemblée générale

Composition de l'assemblée générale

L'assemblée générale est composée :

des copropriétaires qui souhaitent être présents,
des mandataires qui représentent les copropriétaires empêchés d'assister personnellement,
du syndic de copropriété

qui, sauf décision contraire de l'assemblée, assure le secrétariat de séance

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En début de séance l'assemblée générale désigne, à la majorité simple, parmi les copropriétaires présents :

un président de séance
un ou plusieurs scrutateurs

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Certains observateurs peuvent également assister à l'assemblée générale

MANDATAIRES

Tout copropriétaire peut déléguer ses droits de vote à un mandataire qu'il soit membre ou non du syndicat des copropriétaires.

Ce mandat ne peut pas être donné :

au syndic ou à la personne avec qui il vit,
aux ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de la personne avec qui il vit,
aux préposés du syndic ou de la personne avec qui il vit,
aux ascendants et descendants des préposés du syndic ou de la personne avec qui il vit.

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Chaque mandataire peut recevoir au maximum 3 délégations de vote.

Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de 3 délégations si :

le total de ses voix et de celles qui le mandatent n'excèdent pas 10% des voix du syndicat,
s'il participe à l'assemblée générale d'un syndicat principal et si toutes les personnes qui le mandatent appartiennent à un même syndicat secondaire.

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Le mandataire désigner peut déléguer son mandat à une autre personne dès lors que cela n'est pas interdit par le mandat.

LE MANDAT

Le mandat est obligatoirement écrit et doit comporter clairement le nom du mandant (copropriétaire) et celui du mandataire.

Si le nom du mandataire n'est pas indiqué, le syndic remet le mandat, en début de réunion, au président du conseil syndical afin qu'il désigne un mandataire pour exercer la délégation de vote.

En l'absence du président du conseil syndical le syndic remet le mandat au président de séance désigné par l'assemblée générale.

OBSERVATEURS EXTÉRIEURS

Rien n'interdit à une personne extérieure d'assister à une réunion d'assemblée générale si elle obtient l'accord des membres du syndicat.

Cela peut être le cas pour :

un architecte,
un artisan
un avocat
le futur acquéreur d'un lot de la copropriété
le maire ou l'un de ses délégués

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Les locataires des logements d'une copropriété ne sont pas admis à participer individuellement aux assemblées générales.

Toutefois, les associations de locataires affiliées à une organisation agréée peuvent y assister si elles le souhaitent.

Elles peuvent formuler leurs observations sans prendre part aux votes.

Feuille de présence à l'assemblée générale

Il est tenu une feuille de présence à l'assemblée générale qui indique pour chaque copropriétaire :

les noms et prénoms,
l'adresse du domicile.
le nombre de voix dont il dispose

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La feuille de présence est signée par chaque copropriétaire présent physiquement ou par son mandataire afin de :

compter le nombre de voix lors de chaque vote,
vérifier si les majorités requises sont réunies.

La feuille de présence n'est pas signée par les participants à l'assemblée par visioconférence, audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

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La feuille de présence, en cas de retard ou de départ anticipée, porte mention de l'heure.

Elle doit être signée, certifiée exacte par le président de séance désigné par l'assemblée générale.

Elle peut être tenue sous forme électronique.

Elle est annexée au procès verbal

Prise de décision

Lors de l'assemblée générale, les décisions relatives à la copropriété sont prises par un vote dont la majorité requise diffère selon la nature de la décision à prendre.

MAJORITÉ REQUISE

Le vote se fait par écrit ou à main levée afin d'identifier les copropriétaires qui ont participé au vote et comptabiliser leurs voix.

Chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix équivalant à sa quote-part exprimée en tantième qui correspondent à la fraction de son lot par rapport à l'ensemble de la copropriété.

Lorsqu'un copropriétaire possède une quote-part supérieure à la moitié de l'ensemble, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.

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Les sujets non-inscrits à l'ordre du jour peuvent être discutés mais ne peuvent pas être votés.

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Compte rendu d'assemblée générale

A la fin de chaque assemblée générale, un compte rendu des décisions (procès-verbal) est rédigé par le syndic de copropriété.

Chaque procès-verbal est inscrit dans un registre spécialement ouvert à cet effet.

Sauf dans certains cas, la notification du procès-verbal aux copropriétaires n'est pas obligatoire.

Forme

Un procès-verbal des décisions prises lors de l'assemblée générale est rédigé à la fin de la séance par le syndic de copropriété.

Le procès-verbal est signé par :

le, président de l'assemblée,
le secrétaire,
le ou les scrutateurs

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Les procès-verbaux sont inscrits, les uns à la suite des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet et tenu par le syndic de copropriété.

Ce registre peut être tenu sous forme électronique.

Dans ce cas, la feuille de présence et les procès verbaux peuvent être réalisés sous forme électronique et être signés dans les mêmes conditions.

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Le syndic doit délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande.

Le contrat de syndic peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.

Contenu

Le procès-verbal doit mentionner les éléments suivants :

le résultat du vote sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale,
le nom des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus à une décision, ainsi que leur nombre de voix,
les réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions,
les incidents techniques qui ont empêché un copropriétaire ayant recours à la visioconférence, l'audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote,
les mandats de vote distribués par le président du conseil syndical ou le président de séance de l'assemblée en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire.

Notification

La notification des procès-verbaux n'est pas obligatoire, sauf dans certains cas.

COPROPRIÉTAIRES OPPOSANTS OU DÉFAILLANTS

Les décisions d'assemblées générales doivent être notifiées par le syndic de copropriété, dans un délai de 1 mois, aux copropriétaires opposants ou qui ne sont ni présents ni représentés :

par lettre recommandée avec accusé de réception,
par voie électronique si les copropriétaires ont donné leur accord au syndic de copropriété d'utiliser leur adresse électronique.

L'envoi simple d'une copie du compte rendu suffit pour les autres copropriétaires.

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La notification fait démarrer le délai pour contester une décision d'assemblée générale devant le tribunal.

Le recours en contestation d'une décision d'assemblée générale doit impérativement être engagé dans un délai de 2 mois à partir de sa notification.

ABSENCE DE DÉSIGNATION DU CONSEIL SYNDICAL

Lorsque les membres du conseil syndical n'ont pu être désignés au cours de l'assemblée générale, faute de candidat ou de majorité requise, le procès verbal doit être notifié dans un délai de 1 mois à tous les copropriétaires :

par lettre recommandée avec accusé de réception ,
ou par voie électronique lorsque les copropriétaires ont donné leur autorisation au syndic d'utiliser leur adresse électronique.

Information des occupants

Tous les occupants, locataires compris, doivent être informés des décisions de l'assemblée générale ayant une influence sur les conditions d'occupation de l'immeuble.

Cela concerne, par exemple, les décisions relatives :

à l'entretien de l'immeuble,
aux travaux de toute nature,
à la présence de prestataires,
etc.

Ces informations doivent être affichées dans les parties communes et préserver l'anonymat lorsqu'elles concernent des informations à caractère personnel.